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On me demande régulièrement quelles sont les mentions obligatoires sur les supports de communication d’une entreprise (papeterie, véhicules…). Voici un petit résumé.

Les mentions obligatoires.

Voici quelques extraits du Code de droit économique :

Art. III.25. Tous les actes, factures, annonces, communications, lettres, ordres et autres pièces émanant des entreprises commerciales ou artisanales doivent toujours mentionner le numéro d’entreprise.

Ces documents doivent également mentionner la domiciliation ainsi que le numéro d’au moins un compte dont l’entreprise est titulaire auprès d’un établissement de crédit établi en Belgique, (…).

Les bâtiments et étals utilisés pour l’exercice de l’activité commerciale ou artisanale, ainsi que les moyens de transports utilisés principalement dans le cadre de l’exercice d’une activité de commerce ambulant, ou, en ce qui concerne les employeurs, dans le cadre d’une activité de construction d’ouvrages de bâtiment ou de génie civile ou de nettoyage intérieur de bâtiments, porteront de façon apparente le numéro d’entreprise.

 Art. III.74. § 1er. Sans préjudice des exigences légales et réglementaires particulières, toute entreprise met à disposition, de l’une des manières visée à l’article III.75, les informations suivantes :

  1. son nom ou sa dénomination sociale;
  2. sa forme juridique
  3. l’adresse géographique où l’entreprise est établie;
  4. ses coordonnées, y compris son adresse éventuelle de courrier électronique permettant d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement et efficacement avec lui;
  5. le numéro d’entreprise;
  6. son siège social;
  7. (…) (ndlr : il y figure 14 points en tout. Je vous invite à aller lire l’article complet

§ 2. Lorsque les entreprises présentent de manière détaillée leurs activités économiques dans un document d’information, ils y font figurer des informations sur leurs activités pluridisciplinaires et partenariats qui sont directement liés à l’activité économique concernée et sur les mesures prises pour éviter les conflits d’intérêt.

Art. III.75. A l’initiative de l’entreprise, les informations visées à l’article III.74 :

  1. sont communiquées au client; ou
  2. sont rendues facilement accessibles au client sur le lieu de l’activité de l’entreprise ou de la conclusion du contrat; ou
  3. sont rendues facilement accessibles au client par une adresse électronique communiquée par l’entreprise; ou
  4. figurent dans tout document d’information de l’entreprise présentant de manière détaillée ses activités.

Si la plupart des sociétés mentionnent bien ces informations sur les devis, factures et autres documents « papier », on oublie bien trop souvent que ces mentions doivent absolument figurer AUSSI sur les sites web, e-mails et autres supports de communication qui émanent de l’entreprise.

Et si j’ai pas envie de mettre tout ce bazar ?

La loi prévoit que celui qui intervient ou qui signe pour une société qui n’a pas respecté ces prescriptions peut être déclaré personnellement responsable des engagements qui y sont pris par la société. Le dirigeant -ou même l’employé- d’une société qui adresse un e-mail comportant un quelconque engagement, sans respecter les mentions légales obligatoires sur le mail, pourra donc être personnellement tenu des engagements contenus dans cet e-mail. Il convient donc d’être particulièrement vigilant avec ces dispositions, qui s’appliquent également à votre site internet.

Le numéro d’entreprise.

Depuis le 1er janvier 2005, les entreprises, ASBL identifiées comme assujetties à la TVA y compris,  doivent utiliser le numéro d’entreprise. Il doit être précédés de la mention « TVA BE ».

  • Personnes physiques : TVA BE 0123.345.678 (ou TVA 0123.345.678)*
  • Personnes morales : TVA BE 0123.456.789 RPM Bruxelles (ou TVA 0123.456.789 RPM Bruxelles)*
  • Sociétés civiles et asbl : 0123.456.789 RPM Gand (Les ASBL non assujetties à la TVA n’ont pas d’obligation de mention, mais le système en vigueur pour les sociétés civiles peut être appliqué sur base volontaire.)

* Les entreprises avec un numéro d’identification de la TVA sans préfixe BE ne peuvent pas mentionner les lettres BE. Dans ce cas, le numéro d’entreprise n’est précédé que de l’abréviation « TVA ».

  • Les entreprises non assujetties à la TVA doivent uniquement renseigner le numéro d’entreprise.
  • Le numéro doit se présenter sous la forme ci-dessus, y compris les points séparant les 3 séries de chiffres.

Donc, adieu les mentions suivantes, elles sont dépassées et/ou illégales :

  • TVA à 9 chiffres (ex : TVA 123.456.789)
  • Le « registre de commerce » (ex : RC Bruxelles 256.789) ou « registre des sociétés civiles » (ex : RSC Gand 45.266)

Et sur les factures ?

Les mentions légales d’une facture sont:

  • La mention « facture »
  • l’identité du vendeur (nom ou raison sociale, adresse et numéro d’entreprise BCE)
  • le numéro de compte financier (voir plus bas)
  • la date de délivrance de la facture
  • le numéro séquentiel d’inscription au facturier de sortie
  • le nom, l’adresse et le numéro de TVA/BCE du cocontractant
  • La date de livraison
  • la désignation précise des biens ou du service
  • la ou les différentes bases d’imposition par taux
  • le ou les taux de la taxe et le montant de celle-ci
  • la mention éventuelle de la disposition légale qui exonère la livraison ou la prestation de service
  • Une référence à la pièce ou aux pièces antérieures, lorsque plusieurs factures ou documents sont établis pour la même opération

Si la facture ne porte pas les mentions précitées, cela peut entrainer l’application des sanctions suivantes :

  • Une facture irrégulière ne permet pas la déduction de la TVA par l’assujetti, soit un cout supplémentaire pour le client
  • L’administration de la TVA peut infliger une amende administrative
  • Le principe de solidarité rend le fournisseur et le cocontractant solidaires du paiement de la taxe ou de l’amende

Le numéro de compte bancaire

Exemples de quelques mentions valables :

  • Compte bancaire : IBAN BE68 0012 3456 7899
  • Belfius – BE68 0012 3456 7899

L’adresse de l’institution bancaire ne doit donc pas être mentionnée.

Pour chaque facturation transfrontalière de biens et de services au sein de la Communauté, le commerçant qui accepte le paiement par virement doit communiquer à ses clients son IBAN et le BIC de son institution, en exécution du règlement 2056/2001. Un exemple ?

IBAN : BE68 5390 0754 7034
BIC : BANKBEBB

N’hésitez pas à me signaler une erreur ou un changement, je ne prétend pas non plus être LA référence en la matière 😉

Sur ces bonnes paroles, je vais mettre aux normes tout le matériel de Bzzz 🙂

Sources :

http://www.ejustice.just.fgov.be/loi/loi.htm

http://www.comptable.be

http://www.juridat.be

http://www.bhpartners.eu

http://www.becompta.be

http://www.belgium.be