Mentions obligatoires en Belgique

31 août 2010   //   par jef   //   Législation  //  Pas de commentaires

On me demande régulièrement quelles sont les mentions obligatoires sur les supports de communication d’une entreprise (papeterie, véhicules…). Voici un petit résumé.

Les mentions obligatoires.

Les articles 78 et 80 du Code des sociétés (en application depuis le 01.01.2007) font obligation aux sociétés commerciales, d’indiquer dans « Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites Internet et autres documents, sous forme électronique ou non », notamment les mentions suivantes :

  • la dénomination de la société
  • pour les personnes morales, la forme en entier ou en abrégé (sprl, asbl, s.a…), ainsi que, selon le cas, les mots « société civile à forme commerciale » reproduits lisiblement et placés immédiatement avant ou après le nom de la société ; dans le cas d’une société coopérative, si elle est à responsabilité limitée ou illimitée ;
  • l’indication précise du siège social de la société
  • le numéro d’entreprise (voir plus bas)
  • pour les personnes morale, le terme « registre des personnes morales » ou l’abréviation « RPM », suivi de l’indication du siège du tribunal dans le ressort territorial duquel la société a son siège social. (par exemple: « RPM TOURNAI »)
  • le cas échéant, l’indication que la société est en liquidation

Si la plupart des sociétés mentionnent bien ces informations sur les devis, factures et autres documents « papier », on oublie bien trop souvent que ces mentions doivent absolument figurer AUSSI sur les EMAILS qui émanent de l’entreprise.

Et si j’ai pas envie de mettre tout ce bazar ?

La loi prévoit que celui qui intervient ou qui signe pour une société qui n’a pas respecté ces prescriptions peut être déclaré personnellement responsable des engagements qui y sont pris par la société. Le dirigeant – ou même l’employé- d’une société qui adresse un Email comportant un quelconque engagement, sans respecter les mentions légales obligatoires sur le mail, pourra donc être personnellement tenu des engagements contenus dans cet Email. Il convient donc d’être particulièrement vigilant avec ces dispositions, qui s’appliquent également à votre site internet.

Le numéro d’entreprise.

Depuis le 1er janvier 2005, les entreprises, ASBL identifiées comme assujetties à la TVA y compris,  doivent utiliser le numéro d’entreprise. Il doit être précédés de la mention « TVA BE ».

  • Personnes physiques : TVA BE 0123.345.678 (ou TVA 0123.345.678)*
  • Personnes morales : TVA BE 0123.456.789 RPM Bruxelles (ou TVA 0123.456.789 RPM Bruxelles)*
  • Sociétés civiles et asbl : 0123.456.789 RPM Gand (Les ASBL non assujetties à la TVA n’ont pas d’obligation de mention, mais le système en vigueur pour les sociétés civiles peut être appliqué sur base volontaire.)

* Les entreprises avec un numéro d’identification de la TVA sans préfixe BE ne peuvent pas mentionner les lettres BE. Dans ce cas, le numéro d’entreprise n’est précédé que de l’abréviation « TVA ».

  • Les entreprises non assujetties à la TVA doivent uniquement renseigner le numéro d’entreprise.
  • Le numéro doit se présenter sous la forme ci-dessus, y compris les points séparant les 3 séries de chiffres.

Donc, adieu les mentions suivantes, elles sont dépassées et/ou illégales :

  • TVA à 9 chiffres (ex : TVA 123.456.789)
  • Le « registre de commerce » (ex : RC Bruxelles 256.789) ou « registre des sociétés civiles » (ex : RSC Gand 45.266)

Et sur les factures ?

Les mentions légales d’une facture sont:

  • La mention « facture »
  • l’identité du vendeur (nom ou raison sociale, adresse et numéro d’entreprise BCE)
  • le numéro de compte financier (voir plus bas)
  • la date de délivrance de la facture
  • le numéro séquentiel d’inscription au facturier de sortie
  • le nom, l’adresse et le numéro de TVA/BCE du cocontractant
  • La date de livraison
  • la désignation précise des biens ou du service
  • la ou les différentes bases d’imposition par taux
  • le ou les taux de la taxe et le montant de celle-ci
  • la mention éventuelle de la disposition légale qui exonère la livraison ou la prestation de service
  • Une référence à la pièce ou aux pièces antérieures, lorsque plusieurs factures ou documents sont établis pour la même opération

Si la facture ne porte pas les mentions précitées, cela peut entrainer l’application des sanctions suivantes :

  • Une facture irrégulière ne permet pas la déduction de la TVA par l’assujetti, soit un cout supplémentaire pour le client
  • L’administration de la TVA peut infliger une amende administrative
  • Le principe de solidarité rend le fournisseur et le cocontractant solidaires du paiement de la taxe ou de l’amende

Le numéro de compte bancaire

Exemples de quelques mentions valables :

  • Compte bancaire : 001-2345678-99
  • Dexia – 250-2345678-99
  • KBC – 437-2345678-99
  • ING – 310-2345678-99

L’adresse de l’institution bancaire ne doit donc pas être mentionnée.

Pour chaque facturation transfrontalière de biens et de services au sein de la Communauté, le commerçant qui accepte le paiement par virement doit communiquer à ses clients son IBAN et le BIC de son institution, en exécution du règlement 2056/2001. Un exemple ?

Banque : 539-0075470-34
IBAN : BE 68 5390 0754 7034
BIC : BANKBEBB

N’hésitez pas à me signaler une erreur ou un changement, je ne prétend pas non plus être LA référence en la matière ;-)

Sur ces bonnes paroles, je vais mettre aux normes tout le matériel de Bzzz :)

Sources :

http://www.comptable.be

http://www.juridat.be

http://www.bhpartners.eu

http://www.becompta.be

http://www.belgium.be

Bzzz passe à la facture électronique

11 fév 2010   //   par jef   //   Législation, News  //  4 commentaires

TekstuurDepuis le 1er janvier 2010, une facture envoyée par mail en PDF a la même valeur qu’une facture papier. Cette souplesse accrue de la législation belge nous permettra de faire un pas de plus vers le respect de notre environnement et la limitation des déchets.

A partir de ce jour, toutes les factures du studio Bzzz seront envoyées de cette manière.

Il est trop rare de pouvoir remercier l’état… voilà qui est fait !